SISTEMA DE GESTÃO PARA LINGUAGEM DOCUMENTÁRIA:
METADADOS E REDE COLABORATIVA NO VOCABULÁRIO
CONTROLADO DO SIBI/USP.
Cibele Araújo Camargo Marques dos Santos1, Silvia Regina Saran Della
Torre2, Roseli Koizimi Matsuda3, Sonia Regina Yole Guerra4, Juliana de
Souza Moraes5,Vânia Mara Alves Lima6
1Doutora em Ciência da Informação, Bibliotecária da Divisão de Biblioteca e Documentação da
Faculdade de Medicina da USP, São Paulo, SP;
2Graduada em Biblioteconomia, Bibliotecária da Divisão de Biblioteca da Escola Politécnica da USP,
São Paulo, SP;
3Graduada em Biblioteconomia, Bibliotecária do Departamento Técnico do Sistema Integrado de
Bibliotecas da USP, São Paulo, SP,
4Graduada em Biblioteconomia, Bibliotecária do Serviço de Biblioteca do Instituto de Geociências da
USP, São Paulo, SP;
5Mestre em Ciência da Informação, Bibliotecária da Biblioteca Professor Achille Bassi, do Instituto de
Ciências Matemáticas e da Computação, São Carlos, SP,
6Profa. Dra. do Departamento de Biblioteconomia da Escola de Comunicações e Artes da USP.
Resumo
Sistemas de gestão desenvolvidos para a web, a partir de metadados, permitem
manutenção eficiente de grandes quantidades de informação. Um vocabulário controlado
como o utilizado pelo Sistema Integrado de Bibliotecas da USP (SIBi/USP) necessita de
atualização contínua realizada através de uma rede colaborativa com a participação de
bibliotecários indexadores de todas as áreas do conhecimento. Este trabalho apresenta os
resultados obtidos com o sistema de gestão desenvolvido pelo Grupo de Gerenciamento
para a manutenção do Vocabulário Controlado do SIBi/USP. O fluxo deste sistema consiste
em filtros de validação realizados pelos componentes do Grupo de Gerenciamento do
Vocabulário. A metodologia de gestão do Vocabulário possui além deste sistema, uma
política de governança. Os resultados obtidos nos seis anos desde a ativação do sistema de
gestão pela Base de Sugestões consistiram em: 1192 inclusões de descritores, 240
alterações, 61 exclusões, totalizando 1493 operações. A gestão e o controle de qualidade
do Vocabulário permitiram o aprimoramento do tratamento e da recuperação da informação
no Banco de Dados Bibliográficos da USP – DEDALUS.
Palavras-Chave: Linguagens documentárias, gerenciamento; Vocabulários Controlados;
Metadados; Rede de bibliotecas; Redes sociais.
Abstract
The management systems developed for the web, using metadata, enables efficient
maintenance of large amounts of information. A controlled vocabulary as the one used by the
Integrated Library System of the University of Sao Paulo (SIBi/USP) requires continuous
updates done through a collaborative network with the participation of indexing librarians
from all areas of knowledge. This paper presents the results obtained from the management
system developed by the Management Group for the maintenance of the Controlled
Vocabulary developed by SIBi/USP. The workflow of this system consists in filters to validate
changes, which are performed by the components of the Vocabulary Management Group.
The methodology for managing the vocabulary beyond this system has a policy of
governance. The results obtained in the six years since the activation of the system by the
creation of a Data Base for Suggestions were: the inclusion of 1192 descriptors, 240
changes, 61 deletions, totaling 1493 operations. The management and quality control of
vocabulary allowed the improvement of treatment and recovery information in the
Bibliographic Database of USP called DEDALUS.
Keywords: Indexing languages, management; Controlled Vocabularies; Metadata; Network
Libraries, Social networks.
1 Introdução
Os vocabulários controlados são usados para promover efetiva organização e
busca da informação em sistemas de recuperação, sistemas de navegação da
internet e outros ambientes de pesquisa para identificação e localização de
conteúdos (NATIONAL INFORMATION STANDARDS ORGANIZATION, 2005).
Devido a alterações nas terminologias das áreas do conhecimento,
decorrentes da própria evolução das áreas e suas relações com seus contextos,
linguagens documentárias como estes vocabulários necessitam de manutenção
permanente.
Os sistemas de gestão de vocabulários controlados constituem uma área em
desenvolvimento, sendo que os sistemas desenvolvidos para a web, a partir de
metadados, permitem manutenção eficiente de grande quantidade de informação.
Um vocabulário controlado como o utilizado pelo Sistema Integrado de
Bibliotecas da USP (SIBi/USP) necessita de atualização contínua realizada através
de uma rede colaborativa com a participação de bibliotecários indexadores de todas
as áreas do conhecimento.
Este trabalho apresenta os resultados obtidos com o sistema de gestão
desenvolvido pelo Grupo de Gerenciamento do Vocabulário Controlado do
SIBi/USP. Este sistema constitui-se em ferramenta de controle para atualizações e
revisões terminológicas no Vocabulário através de uma base de dados com
formulário online e padrão de metadados para solicitação de inclusão, alteração e
exclusão de descritores, desenvolvido em PHP, com base de dados em MySQL. O
fluxo deste sistema consiste em filtros de validação realizados pelos componentes
do Grupo de Gerenciamento do Vocabulário.
2 Vocabulários Controlados
A função principal dos vocabulários controlados é obter consistência na
descrição de conteúdo de um objeto através da linguagem para facilitar a
recuperação. Em 2005, a NISO apresentou a revisão mais recente de sua norma
para Construção, Formatação e Gestão de Vocabulários Controlados Monolíngues
(ANSI/NISO Z39.19-2005) com ênfase na organização terminológica, na
interoperabilidade e na manutenção (NATIONAL INFORMATION STANDARDS
ORGANIZATION, 2005).
Um vocabulário controlado, segundo esta norma, pode ser uma lista de
termos, uma taxonomia ou até um extenso tesauro com complexa estrutura
hierárquica e diversos tipos de relacionamentos entre os termos, mas sempre será
necessário um sistema de gestão, pois a linguagem apresenta conceitos
emergentes, mudanças terminológicas e obsolescência de termos. Na medida em
que um vocabulário controlado é utilizado torna-se vital conduzir testes periódicos e
avaliações para garantir o melhor uso possível (NATIONAL INFORMATION
STANDARDS ORGANIZATION, 2005).
A norma ANSI Z39.19 -1974 sobre Estrutura, Construção e Uso de Tesauros
foi revisada em 1980 e em 1993, sendo nesta última equiparada a norma
internacional ISO 2788 e a britânica BS 8733, passando a constituir-se nas
Diretrizes para Construção, Formatação e Gestão de Tesauros Monolíngues. Porém
com as mudanças ocorridas na área da informação foi necessário expandir o escopo
da norma para inclusão de vocabulários controlados, taxonomias e outras formas de
linguagens documentárias (FAYEN, 2004).
Segundo a autora, com o surgimento de novos usuários da informação
tornou-se importante explicar o funcionamento dos vocabulários controlados,
incluindo novas formas de acesso como navegação, browsing, busca por palavra-
chave e outras aplicações para web, além da pesquisa pós-coordenada com
operadores booleanos.
Assim, o surgimento de recursos digitais, metadados, redes sociais e
indexação colaborativa sinalizam novas possibilidades de gestão de vocabulários
controlados (MACGREGOR e MCCULLOCH, 2006).
A Association of College and Research Libraries - ACRL Research Planning
and Review Committee (2010) apresenta como uma das dez maiores tendências
para as bibliotecas acadêmicas o crescimento da colaboração expandindo o papel
das bibliotecas na instituição e nos sistemas próximos.
O trabalho colaborativo de bibliotecários e especialistas no desenvolvimento
de um vocabulário controlado com abrangência em diversas áreas do conhecimento
é fundamental para uma adequada estruturação hierárquica, bem como uma
excelente oportunidade para os participantes e para as respectivas instituições.
Para os bibliotecários indexadores surge a necessidade do desenvolvimento
de novas habilidades além das relacionadas à identificação de conceitos e seleção
de termos, aspectos centrais na indexação, como a utilização de metadados e novas
ferramentas para melhor captação de termos candidatos à inserção nos
vocabulários controlados (LEISE, 2004).
O desenvolvimento e manutenção de um vocabulário controlado de forma
colaborativa representam importante possibilidade de aprimoramento para um
sistema de informação na era digital.
3 Metodologia
Conforme apresentado por Lima, et al (2006), o Vocabulário Controlado do
Sistema de Bibliotecas da USP (SIBi/USP) foi construído em duas etapas: a primeira
como resultado de um projeto do qual participaram os profissionais das Bibliotecas
da Universidade, pesquisadores/docentes dos cursos de Biblioteconomia da USP e
Universidade Estadual Paulista (UNESP) para orientação metodológica e
professores especialistas nos assuntos integrados ao Vocabulário, para garantia da
consistência terminológica e dos sistemas conceituais de cada área do
conhecimento.
O projeto contou com o suporte de informática do Departamento Técnico do
SIBi/USP (DT/SIBi) para a primeira versão da base de dados em CD-ROM, na
implementação do uso do Vocabulário em 2001 pelo Banco de Dados Bibliográficos
da USP (DEDALUS), catálogo on-line das bibliotecas do SIBi/USP e na
disponibilização para acesso on-line do Vocabulário ao público pela WEB,
apresentado a seguir na Figura 1.
Figura 1: Vocabulário Controlado do SIBI/USP
Fonte: http://143.107.73.99/Vocab/Sibix652.dll
A segunda etapa correspondeu a definição do modelo de gestão para
manutenção e gerenciamento do Vocabulário com a criação de um grupo de
gerenciamento incorporado aos processos sistêmicos do DT/SIBi. O Grupo de
Gerenciamento do Vocabulário Controlado do SIBi/USP é constituído por 3
bibliotecários de cada área do conhecimento que atuam em bibliotecas do SIBi/USP,
um bibliotecário coordenador de conteúdo, um bibliotecário coordenador do
processo, um analista de sistemas e bibliotecários do Departamento Técnico
(DT/SIBi/USP) e por professor especialista em Linguagens Documentárias do
Departamento de Biblioteconomia da Escola de Comunicações e Artes da USP
(ECA/CBD).
A indicação de membros do Grupo ocorre a cada dois anos, visando à
renovação do grupo para garantia da continuidade dos trabalhos e incorporação de
novos membros.
Recentemente foi aprovado o regimento do Grupo. Entre as atividades
previstas para o Grupo, constam a gestão e manutenção do Vocabulário, a definição
da política de indexação, colaboração nas revisões hierárquicas de áreas do
conhecimento e na consistência de descritores, treinamentos para os bibliotecários
do SIBi/USP, e a elaboração de manuais e tutoriais.
O processo de manutenção e aprimoramento do Vocabulário necessita, do
ponto de vista terminológico, da participação dos bibliotecários de todas as
Bibliotecas do Sistema, que cooperam com sugestões de novos descritores e
alterações dos descritores existentes, através da Base de Sugestões desenvolvida
pelo DT/SIBI.
Esta base foi implementada em 2006 a partir do fluxo colaborativo de
bibliotecários indexadores do SIBi/USP, pelo preenchimento de dados em um
formulário on-line, desenhado para a web com metadados e desenvolvido na
linguagem PHP em banco de dados MySQL utilizando navegadores da internet
(LIMA, 2006).
Este sistema contém um módulo de usuários e senhas, além de uma base de
dados que permite as sugestões de inserção, alteração e exclusão de descritores
sempre devidamente justificadas e embasadas em fontes bibliográficas confiáveis. O
fluxo de trabalho é controlado pelos níveis de validação propostos pelo modelo de
gestão, com sugestão de bibliotecários do SIBi/USP na primeira fase, análise dos
bibliotecários representantes de áreas do conhecimento em segunda fase, validação
do bibliotecário coordenador de conteúdo na terceira fase e sendo o descritor
aprovado, a alteração é executada pela coordenação de processo na quarta fase.
Na Figura 2 apresentamos a interface da Base de Sugestões, que conta no
Menu Principal com as opções de Sugestão de Descritores, Verificação de Status
dos Pedidos realizados. Em Sugestões de Descritores é possível escolher Inclusão,
Alteração e Exclusão. Na opção de Verificação do Status dos Pedidos está
disponibilizada a Lista de Registros Pendentes (que foram sugeridos e aguardam
análise), as Pendências nas respectivas fases/níveis de análise, os Registros
Indeferidos (que não foram aceitos e sua justificativa) e os Registros Executados
com Sucesso.
Figura 2: Base de Sugestões do Vocabulário Controlado do SIBI/USP
Fonte: Área Técnica do site do SIBiNET.
O histórico de sugestões pode ser acompanhado pelo solicitante através dos
relatórios disponibilizados pelo sistema de sugestões com indicação da fase em
andamento, o que permite a elaboração das estatísticas da gestão do Vocabulário
(Figura 3).
Figura 3: Relatório de Registros Executados da Base de Sugestões
Fonte: Área Técnica do site do SIBiNET.
A metodologia de gestão do Vocabulário possui além deste sistema, uma
política de governança que inclui o modelo descentralizado, a sensibilização dos
profissionais para colaboração e treinamentos necessários, como ocorre em
sistemas de gestão na web (VIBERTI, 2010).
4 Resultados
Os resultados obtidos nos seis anos desde a ativação do sistema de gestão e
da Base de Sugestões consistem em: 1192 inclusões de descritores, 240 alterações,
61 exclusões, totalizando 1493 operações.
Foram realizadas 745 modificações em descritores da área de Ciências
Humanas, 230 da área de Ciências Exatas e 518 da área de Ciências Biológicas.
Em relação ao período, foram realizadas 184 modificações em 2005, 242 em 2006,
442 em 2007, 439 em 2008, 160 em 2009 e 38 até abril de 2010.
Estas informações estão disponíveis em relatórios gerados pela Base de
Sugestões para os usuários credenciados, para os bibliotecários indexadores
responsáveis nas respectivas bibliotecas pela sugestão de descritores para
indexação e para o público em Relatório de Atualização no site do Vocabulário
Controlado do SIBi/USP.
Além destas alterações, foram realizadas revisões de áreas do conhecimento,
tanto na estrutura hierárquica como na adequação da terminologia.
Na consistência de descritores e de registros indexados no DEDALUS,
realizada entre 2008 e 2009 foi analisada uma lista com 5.100 descritores que
constavam no DEDALUS e eram anteriores à implantação do Vocabulário nas
bases, portanto não constavam do Vocabulário. A partir desta análise, os descritores
de 519.380 registros foram reindexados com os descritores atualizados, sendo
506.355 registros corrigidos via máquina e 13.025 registros corrigidos manualmente
(SANTOS et al 2009).
Os resultados obtidos no processo de gestão do Vocabulário referentes aos
fluxos de alterações e inserções e nos processos de revisões hierárquicas foram
facilitados pela utilização das ferramentas desenvolvidas para a Base de Sugestões.
5 Considerações Finais
A gestão e o controle de qualidade do Vocabulário permitiram o
aprimoramento do tratamento e da recuperação da informação no Banco de Dados
Bibliográficos da USP - DEDALUS, bem como a formação de profissionais
especializados em gestão de linguagens documentárias e o treinamento constante
para as equipes bibliotecárias do SIBi/USP.
O sistema de gestão mostrou-se eficiente e rápido, possibilitando
modificações e inserções de descritores no prazo de uma semana a quinze dias.
Outras instituições demonstraram interesse pelo uso do Vocabulário e em
contribuir para sua atualização, permitindo o início de parcerias, que ampliam a rede
colaborativa, o que sugere maior rapidez nas atualizações terminológicas e
ampliação da abrangência das áreas de conhecimento do Vocabulário uma vez que
levarão em consideração outros pontos de vista.
Existem lições para aprender com o trabalho colaborativo e inovações que
podem ser implementadas para melhoria da gestão.
Assim, pode-se promover o incentivo à participação dos bibliotecários no
aprimoramento terminológico do Vocabulário, o aperfeiçoamento da divulgação e
comunicação das atividades realizadas, tais como as fontes de dados para a
supervisão do processo e realização de melhorias, se necessárias, e também o
desenvolvimento de novos treinamentos para as equipes.
6 Referências
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academic libraries: a review of the current literature. C&RL News, June 2010. p. 286-92.
FAYEN, E. A new standard for controlled vocabularies. The Indexer, v.24, n.2, 2004.
LEISE, F. Metadata and content management systems: an introduction for indexers. The
Indexer, v.24, n.2, 2004.
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BARCELLOS, J. C. H. Estudos para implantação de ferramenta de apoio à gestão de
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MACGREGOR, G.; McCULLOCH, E. Collaborative tagging as a knowledge organization and
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Disponível em: http://www.intranetportal.com.br/comunicacao/cc_1. Acesso em: 8 abr. 2010.