PROCESSO DE FORMAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES: A
INFORMAÇÃO ELETRÔNICA E A NECESSIDADE
DE AQUISIÇÃO DE BACKFILES
Silvana Aparecida Fagundes1, Marta Lígia Pomim Valentim2
1 Mestre em Ciência da Informação, Universidade Estadual Paulista (UNESP)/Coordenadoria Geral de
Bibliotecas, São Paulo/SP
2 Profa. Dra. em Ciências da Comunicação, Universidade Estadual Paulista (UNESP)/Coordenadoria Geral
de Bibliotecas, São Paulo/SP
Resumo
O processo de formação e desenvolvimento de coleções eletrônicas consiste no estabelecimento
de uma política e formação e preservação do conteúdo online adquirido. Difere-se da formação e
desenvolvimento de coleções impressas, porque ocorre em condições específicas e contexto
diferenciado. Considerando que a literatura sobre o tema não revela orientações sobre como
preservar e garantir o acesso a uma coleção eletrônica comprada, cujo acesso ocorre diretamente
na plataforma do editor, surgiu o interesse em investigar os procedimentos envolvidos no processo
de formação e desenvolvimento de coleções eletrônicas. Propomos realizar estudo de avaliação
da coleção de periódicos estrangeiros da Universidade Estadual Paulista (UNESP), identificar na
legislação brasileira, garantias contratuais que assegurem o direito de posse ao conteúdo
eletrônico comprado, bem como, as modalidades de aquisição de conteúdos digitais disponíveis
no mercado. Os resultados esperados são que as informações relevantes encontradas na revisão
de literatura e os dados do estudo de avaliação do núcleo de periódicos da Universidade Estadual
Paulista (UNESP), possibilitem atingir os objetivos de identificar na legislação brasileira garantias
contratuais para aquisição perpétua de conteúdo online e as modalidades de compra deste
conteúdo disponíveis no mercado. Concluímos que a análise dos resultados obtidos nesta
investigação sobre formação e desenvolvimento de coleções eletrônicas direcionará o bibliotecário
da área de aquisição á uma compreensão de como comprar seguramente, conteúdo digital e
desenvolver coleções e sobre o funcionamento do mercado de compra e venda da informação
eletrônica.
Palavras-Chave: Formação e Desenvolvimento de Coleções. Processo de Aquisição. Informação
Eletrônica. Aquisição de Backfiles. Repositório de Preservação Digital.
PROCESS OF FORMATION AND DEVELOPMENT OF COLLECTIONS: ELECTRONIC
INFORMATION AND THE NEED ACQUISITION OF BACKFILES
Abstract
The process of formation and development of electronic collections consists in establishing a policy
of formation and preservation of the content purchased online. It differs from the formation and
development of printed collections, because it occurs under specific conditions and different
context. Considering that the literature on the subject shows no guidance on how to preserve and
guarantee access to an electronic collection purchased, whose access happens directly from the
home page of the editor, we started to investigate the procedures involved in the formation and
development of electronic collections. A study was proposed to evaluate the collection of foreign
periodicals at Universidade Estadual Paulista (UNESP), identifying in the Brazilian law contractual
guarantees that could ensure the right of ownership to the electronic content purchased as well as
the possibilities for purchase of digital content available in the market. The expected results are
that relevant information found in literature review and survey data to assess the core journals of
the Universidade Estadual Paulista (UNESP) will allow us to achieve the objective of identifying in
the Brazilian legislation contract warranty to purchase permanently the online content and the
possiblities of purchasing this content available on the market. We conclude that the analysis of
results obtained in this research about how to form and develop electronic collections will allow the
librarian of the acquisition area to have knowledge of how to buy safely digital content, how to
develop collections and about the functioning of the market for buying and selling the electronic
information.
Keywords: Formation and Development of Collections. Acquisition Process. Electronic
Information. Backfiles Acquisition. Digital Preservation Repositoty.
1 Introdução
A preocupação em se estabelecer uma política de formação e desenvolvimento de
coleção sempre esteve presente no fazer bibliotecário. Na literatura encontramos
recomendações sobre este tema, alertando que a formação e o desenvolvimento de
coleções é uma atividade que exige do profissional bibliotecário o planejamento e o
conhecimento prévio mínimo nas diversas áreas do conhecimento. No âmbito do
processo de formação e desenvolvimento de coleções, destacamos a atividade de
aquisição de coleções em formato eletrônico.
Ressaltamos que a área de Ciência da Informação não restringe mais o corpus
documental ao documento impresso, pois estuda e trata de questões em ambiências
digitais e eletrônicas. Após aprofundar os conhecimentos na área de formação e
desenvolvimento de coleções, através do desenvolvimento de distintas atividades
executadas na Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB), da Universidade Estadual
Paulista (UNESP), surgiu o interesse em investigar a possibilidade de formar e
desenvolver coleções a partir do contexto do documento eletrônico.
O interesse surgiu porque a literatura sobre essa temática não revela orientações
sobre como garantir o acesso a um produto eletrônico adquirido, seja em mídia oferecida
pelo editor/fornecedor e armazenada em servidor próprio, seja adquirido e acessado na
plataforma do próprio editor/fornecedor. Além disso, a literatura sobre o assunto não
orienta, sobre qual seria a melhor mídia para se adquirir esse tipo de conteúdo, quais as
garantias que a legislação brasileira, através da Lei 8.666/93, estabelece para que a
aquisição seja confirmada por prazo perpétuo em ambiente Web, evitando que aquele
que era editor/fornecedor do conteúdo no momento da aquisição, não cancele o acesso à
plataforma, por diferentes motivos no médio ou longo prazo. Outra questão importante
refere-se à garantia que o editor/fornecedor propicia ao cliente, no caso de haver venda
do material a outro editor.
Todas essas problemáticas necessitam de respostas claras e precisas. Nesse
sentido, a formação e o desenvolvimento de coleções eletrônicas demandam estudos que
reflitam sobre essa nova realidade das bibliotecas universitárias, tanto em relação às
novas modalidades de aquisição oferecidas pelo mercado editorial, quanto às novas
modalidades de acesso às coleções adquiridas no curto, médio e longos prazos, visando
formar coleções que sejam garantidas pela legislação do País.
Dessa forma, justificamos a relevância em se investigar na atividade de aquisição
de informação eletrônica, as modalidades de aquisição de backfiles existentes no
mercado editorial e as garantias estabelecidas pela Lei de Licitação n. 8.666/93, bem
como analisar se a referida Lei aborda os procedimentos para se adquirir informação em
formato eletrônico especificamente para instituições públicas, obedecendo à legalidade
estabelecida pelo Estado, oferecerá de fato ao profissional bibliotecário a segurança
necessária para o desenvolvimento de suas atribuições.
O objetivo desta investigação é identificar os requisitos legais necessários para
adquirir coleções eletrônicas de um editor/fornecedor em qualquer local do mundo, com
garantias legais que assegurem a guarda e o acesso a uma determinada aquisição por
prazo perpétuo.
2 Revisão de Literatura
A formação e o desenvolvimento de coleções exige que profissionais bibliotecários
e a comunidade usuária participem do processo ativamente. Segundo Vergueiro (1989,
p.27) uma política de desenvolvimento de coleção deve subsidiar o profissional da
informação sobre:
a) que material fará parte da coleção (tanto em termos de conteúdo quanto
de formato, incluindo a política da biblioteca para acesso aos materiais
cuja posse não lhe é de interesse);
b) quando e sob quais condições este material poderá ingressar no acervo
(políticas de seleção, aquisição, doação, etc.);
c) que necessidades específicas e de que parcelas da comunidade ele
deve atender (incluindo-se os métodos para obtenção destas
informações);
d) como será avaliada a importância do material para a biblioteca, uma vez
incorporado à coleção (métodos para avaliação da coleção);
e) quando e sob quais condições ele será retirado do acervo (políticas de
remanejamento e descarte).
Destacamos, conforme revisão sobre o tema, que a atividade de aquisição tem
como objetivo “localizar e assegurar a posse” do material estabelecido como prioritário
pela política de formação e desenvolvimento de coleções. A aquisição é uma atividade de
gestão e envolve várias áreas de uma determinada instituição, ou seja, o processo parte
da biblioteca, mas envolve distintos setores e a própria comunidade.
Cabe a administração da biblioteca planejar a aquisição do material estabelecido
pela política de formação e desenvolvimento de coleções, observando conforme
Vergueiro (1989, p.64-65) os seguintes requisitos:
a) obter informações sobre os materiais desejados pela biblioteca;
b) efetuar o processo de compra dos materiais;
c) manter e controlar os arquivos necessários;
d) administrar os recursos disponíveis para aquisição.
Os procedimentos que envolvem a aquisição são parte do processo de formação e
desenvolvimento de coleções, que por sua vez engloba: sistematizar dados dos materiais
a serem adquiridos; identificar as modalidades de aquisição; planejar e gerenciar os
recursos financeiros; e, principalmente, garantir a guarda do material que está sendo
adquirido, visando preservar o acesso à informação.
É relevante mencionar que o processo de aquisição se conclui com o recebimento
de todos os fascículos no caso das publicações seriadas impressas. Em se tratando de
coleções eletrônicas, podemos citar duas modalidades de aquisição: a assinatura e a
compra.
Na assinatura eletrônica há o acesso ao periódico obedecendo ao prazo de
periodicidade, ou seja, se o periódico é publicado três vezes ao ano e assinamos no
segundo semestre de um determinado ano, teremos direito de acesso a todos os números
publicados no referido ano até o final de dezembro.
No processo de aquisição de informação eletrônica, o planejamento para habilitar a
assinatura o mais rápido possível é imprescindível, bem como o cuidado com a renovação
da assinatura antes de seu prazo de expiração.
A atividade de compra de uma publicação seriada eletrônica pode ser de duas
maneiras, compra com acesso a plataforma do editor e compra com a obtenção do
conteúdo na mídia DVD ou transferência de arquivo por FTP. A compra com acesso a
plataforma do editor oferece atrativos relevantes, como a utilização de uma plataforma de
busca/pesquisa com interface sempre atualizada, enquanto que obtenção do conteúdo
mídia DVD oferece acesso ao conteúdo, via servidor próprio, isto é, a plataforma de
pesquisa deve ser desenvolvida pela instituição compradora.
Evidenciamos que todo processo de compra de uma publicação seriada eletrônica
deve ter garantias contratuais que preservem o acesso ao conteúdo por todo o tempo,
principalmente nos casos de acesso via plataforma do editor do título/publicação.
Importante salientar que o processo de compra de uma publicação eletrônica deve
ser feito sempre após a publicação, pois já serão conhecidos os números publicados, a
situação da publicação, isto é, se está suspensa, em atraso, se houve mudança de editor,
se foi incorporada à outra publicação e, por fim, se cessou.
Ressaltamos que as modalidades de compra na administração pública, segundo
Vergueiro e Andrade (1996) podem ser: por licitação (convite, tomada de preços,
concorrência, concurso, leilão), e recentemente foi estabelecido à modalidade de
aquisição por licitação, denominada pregão (eletrônico ou presencial).
Na administração pública as modalidades de compra por licitação são regidas pela
Lei de Licitações e Contratos nº 8.666, de 21/6/1993 (atualizada pela Lei nº 8.883, de
8/6/1994).
Encontramos também na administração pública, a modalidade de compra sem
licitação (dispensa de licitação), que segundo Vergueiro e Andrade (1996) pode ocorrer
quando:
a) quando o valor da compra é inferior ao estabelecido na modalidade de
convite;
b) quando não forem encontrados interessados em participar de uma
licitação anterior, neste caso mantêm-se as condições pré-
estabelecidas na licitação;
c) quando se irá adquirir bens produzidos por órgãos, ou entidades da
própria Administração Pública;
d) quando não for possível aguardar o prazo de um processo licitatório,
por urgência na aquisição, adota-se a compra por adiantamento;
e) quando houver inviabilidade de competição, se identificando a
inexigibilidade de licitação.
A legislação brasileira para fins de contabilidade no setor público considerava o
material bibliográfico, ou seja, publicações, como material permanente. As bibliotecas
devem apresentar relatórios contábeis de todo material incorporado ao patrimônio. A partir
da Lei 10.753 de 30/10/2003 o material bibliográfico foi designado como material de
consumo, devendo ser incorporado ao patrimônio quando se tratar de obra rara, coleções
especiais etc. A alteração do material bibliográfico, de material permanente para de
consumo, não alterou os procedimentos de aquisição na administração pública, ainda
regidos pela Lei 8.666, de 21/6/1993. A administração pública obedece aos princípios
constitucionais de: legalidade, imparcialidade, moralidade, publicidade e eficiência.
O processo de compra objetiva propiciar a livre concorrência/competição na
aquisição de bens ou serviços pelo setor público, evitando assim a formação de
monopólios, cartéis e favorecimentos ilícitos.
No dia-a-dia do fazer bibliotecário, executando a atividade de aquisição visando à
formação e desenvolvimento de coleções, sentimos falta de garantias legais que
assegurem a posse de conteúdos eletrônicos comprados. Nesse sentido, decidimos
investigar as variáveis envolvidas na formação e desenvolvimento de coleções
eletrônicas, indo além da relevância do conteúdo para desenvolvimento das pesquisas e
do planejamento orçamentário, que garante a certeza de recurso financeiro para o
pagamento. Nossa preocupação é garantir acesso à informação eletrônica
perpetuamente, assegurando o direito de posse ao conteúdo digital que foi adquirido.
3 Materiais e Métodos
Primeiramente estamos avaliando a coleção do núcleo básico de periódicos
estrangeiros da UNESP, para identificar os títulos e períodos (anos) desses títulos que a
comunidade deseja ter acesso ao conteúdo eletrônico.
Na fase de avaliação as bibliotecas divulgaram a lista de periódicos estrangeiros de
sua unidade aos seguintes segmentos: Grupos de Pesquisa, Departamentos e aos
Programas de Pós-Graduação. Os pesquisadores das unidades devem atribuir nota a
cada título conforme classificação e pontuação de Perez e Russo (1993, p.6 apud
SANTOS; MELLO, 1998).
▪ Imprescindível – 20 pontos;
▪ Importante – 15 pontos;
▪ Recomendável – 10 pontos;
▪ Dispensável – 5 pontos;
▪ Desconhecido – 0 ponto.
Além disso, os pesquisadores devem anotar para cada título, se o mesmo estiver
vinculado aos projetos de pesquisa, a seguinte pontuação:
▪ SIM – 10 pontos;
▪ NÃO – 0 ponto.
Também a cargo dos pesquisadores ficará a indicação em relação à data de
interesse para iniciar o acesso ao conteúdo online da publicação. Posteriormente, iremos
identificar se o conteúdo desses títulos está disponível para aquisição em algum
repositório ou mídia diretamente com a editora/produtora do título.
Enquanto realizamos a avaliação bi-anual, estamos identificando na revisão de
literatura quais são as modalidades de aquisição de conteúdo online ofertadas no
mercado e consultando algumas instituições que aderiram há algum repositório, bem
como coletando opiniões e experiências junto a profissionais da área.
Dessa forma, será possível verificar com a Seção de Compras e Contratos e
Assessoria Jurídica, quais são as garantias legais que asseguram o direito de posse do
conteúdo eletrônico comprado, sendo que este não está disponível em um servidor
institucional. Finalmente, iremos apontar quais são garantias técnicas (informática) e
legais que devem constar em um modelo de contrato de aquisição de conteúdo digital.
4 Resultados Finais
Na UNESP temos comprado alguns materiais eletrônicos, temos buscado garantir
o acesso ao conteúdo, solicitando a mídia do conteúdo, estabelecendo contratos com
cláusulas favoráveis a garantia de acesso perpétuo.
A UNESP possui coleções eletrônicas com posse de mídia, adquirida via consórcio,
conjuntamente com a USP e UNICAMP (CRUESP).
E também possui compra de conteúdo, com acesso via plataforma do editor.
Há algum tempo a UNESP deixou de assinar periódicos estrangeiros em suporte
impresso, aderindo à assinatura eletrônica, devido ao preço atrativo e principalmente pela
característica geográfica da Universidade.
A possibilidade de assinar ou comprar produtos eletrônicos veio ao encontro de um
dos objetivos da Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB) da UNESP que é oferecer a
toda comunidade que compõem os campi da Universidade, o acesso a informação
científica 24 horas por dia através do site da CGB.
Quanto à economia considerando a característica que é própria da UNESP, ou
seja, está em 22 cidades do Estado de São Paulo, a aquisição de produtos eletrônicos
proporciona economia e elimina as duplicações ocorridas com as assinaturas de recursos
impressos.
A UNESP possui um núcleo básico de periódicos estrangeiros com
aproximadamente 2.700 títulos. Este núcleo é avaliado a cada dois anos, assim, todo ano
a comunidade unespiana é consultada sobre o interesse na renovação das assinaturas
para o ano seguinte, bem como é consultada sobre a indicação de novos títulos.
No ano de 2010 estamos realizando a avaliação do núcleo de periódicos
estrangeiros, onde a comunidade analisará os títulos que permanecerão no núcleo,
considerando as suas vinculações aos projetos de pesquisa, as atividades de ensino e
extensão e ainda apontará a partir de que período é relevante ter acesso ao conteúdo
eletrônico dos títulos.
Com a avaliação do núcleo básico de periódicos estrangeiros da UNESP
pretendemos identificar quais títulos deverão pertencer ao nosso projeto de aquisição de
back files e a partir de qual período é relevante para os pesquisadores terem acesso ao
conteúdo eletrônico.
Ao mesmo tempo em que estamos avaliando nossa coleção, estamos analisando
as modalidades de compra disponíveis no mercado.
Como já mencionamos acima, além da disponibilidade da compra de conteúdo de
publicação online em DVD, transferência de arquivo FTP, abertura de acesso à plataforma
do editor existe no mercado a possibilidade de assinatura de um repositório de
preservação da informação eletrônica.
Os repositórios funcionam da seguinte maneira: o editor tem um contrato como o
repositório e deposita o conteúdo de sua publicação no servidor do repositório. E a
unidade de informação que assina determinado título de um editor que faz parte do
referido repositório, tem a possibilidade de se tornar assinante do repositório. E quando
por algum motivo, o editor deixar de fornecer acesso a sua plataforma, a unidade contata
o repositório e solicita abertura de acesso ao referido título e ao conteúdo dos anos que
pagos, armazenados (preservados) no repositório.
Existem alguns repositórios que exercem esta função de preservar o acesso a
informação eletrônica, como: Portico de responsabilidade da JSTOR
(http://www.portico.org) conta com 2.000 editores, outro repositório é o LOCKSS da
Stanford University Libraries (http://www.lockss.org) com diversos editores, este segundo
responsável pelo pela preservação e acesso ao conteúdo armazenado até 2010 no
repositório CLOCKSS (http://www.clockss.org).
É relevante dizer que as bibliotecas muitas vezes dependendo de sua coleção
poderão aderir a mais de um repositório.
As bibliotecas também podem optar por armazenar também publicações
instituições nestes repositórios.
Evidenciamos que estamos na fase inicial da investigação sobre preservação de
nossa coleção eletrônica, promovendo debates com diversos seguimentos da
Universidade desde o corpo acadêmico, profissionais bibliotecários, analistas de
sistemas, assessoria jurídica e responsável pelo setor de compras e contratos.
Preservar visando garantir acesso perpétuo à informação digital é a missão da
biblioteca, queremos prosseguir desenvolvendo acervos digitais, sendo este um dos
objetivos da Coordenadoria Geral de bibliotecas da UNESP, devido às características
geográficas da instituição e possibilidade de acesso 24h:00 por dia.
Pretendemos, com o desenvolvimento da pesquisa, a partir da análise da literatura,
apresentar alguns aspectos importantes que devem ser observados pelo profissional
bibliotecário no processo de formação e desenvolvimento de coleções, bem como
identificar os requisitos legais brasileiros para a aquisição de coleções eletrônicas, visto
que as bibliotecas universitárias tendem a constituir acervos eletrônicos em detrimento de
acervos impressos, não só em relação ao custo das coleções eletrônicas, que são mais
baixos, mas também pela facilidade de acesso, pesquisa e uso das referidas coleções.
5 Considerações Finais
Consideramos que a formação e o desenvolvimento de coleções no formato
eletrônico constitui-se numa tendência mundial, e cujo modelo modifica sensivelmente o
fazer bibliotecário nesse âmbito. Dessa forma, há a necessidade de estudos críticos sobre
essa nova condição de formação e desenvolvimento de acervos no âmbito das bibliotecas
universitárias.
Sendo preciso investigar qual método (procedimento) mais seguro, para a
aquisição da informação eletrônica, considerando os conhecimentos especializados de
nossos profissionais e garantias legais que assegurem que a coleção que não está na
estante da biblioteca, mas sim no servidor institucional ou disponível em outras mídias
que foi comprada e faz parte do patrimônio da instituição para sempre.
6 Referências
BRASIL. Lei nº 10753, de 30 de outubro de 2003. Institui a Política Nacional do Livro. Diário
Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 31 out. 2003. Seção
1, p.1.
BRASIL. Lei nº 8666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o Art. 37, inciso XXI, da
Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública
e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo,
Brasília, DF, 22 jun. 1993. Seção 1, p.1.
FUTAS, E. Library acquisitions polices and procedures. 2.ed. Phoenix: Oryx, 1984.
PEREZ, D. R.; RUSSO, M. Avaliação dos periódicos estrangeiros adquiridos por compra na UFRJ:
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SANTOS, M. J. V. da C.; MELLO, P. M. A. C. de. Contribuição ao estabelecimento de critérios para
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VERGUEIRO, W. de C. S. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis: APB, 1989. 96p.
(Coleção Palavra-Chave, 1)
VERGUEIRO, W. de C. S.; ANDRADE, D. Aquisição de materiais de informação. Brasília:
Briquet de Lemos, 1996. 118p.